W biurze powinien panować porządek. Tylko tak można mieć kontrolę nad wszystkimi dokumentami i mieć pewność, że każdy z nich znajduje się dokładnie tam, gdzie powinien. Z tego powodu trzeba dbać o organizację dokumentów, wykorzystując do tego możliwości nowoczesnych przedmiotów. Jak organizować dokumentację?
Półki na dokumenty
W każdym biurze powinno się używać półek na dokumenty. Są one niewielkie i zwykle można postawić je bezpośrednio na biurku. Ustawia się je w stosy, by można było korzystać z nich wygodniej. Półek powinno być tyle, na ile kategorii posegregujesz swoje dokumenty. Wbrew pozorom nie musi ich być dużo. Podstawowy podział może składać się nawet z dwóch kategorii – spraw do załatwienia i tych do archiwizacji. Oddzielnie możesz trzymać faktury, dokumenty dotyczące pracowników, oraz te dotyczące zamówień. Możesz też każdą półkę poświęcić konkretnemu projektowi. Tutaj wszystko zależy od Ciebie i Twojej inwencji. Najważniejsze jednak, by dbać o to, by dokumenty zawsze trafiały na odpowiednią półkę. By uniknąć chaosu, musisz też określić, co jaki czas dokumentacja będzie trafiała do archiwizacji. Najwygodniej jest wkładać ją w kartony, gdy skończy się projekt lub okres rozliczeniowy.
Wykorzystaj kolory
W organizacji dokumentów możesz wykorzystywać kolory. Segregatory, teczki, spinacze, karteczki indeksujące – to wszystko jest dostępne w wielu różnych kolorach. By ułatwić sobie utrzymanie porządku w dokumentach, możesz każdej kategorii przypisać jeden kolor. Dzięki temu już jeden rzut okiem pomoże Ci stwierdzić, jakie dokumenty są przechowywane w danym miejscu. Wykorzystywanie kolorów to stara i znana już praktyka, która po prostu nigdy nie wyjdzie z mody. Należy do najbardziej skutecznych i równocześnie najprostszych metod organizowania dokumentów.
Sinacze i zszywki
W przypadku dokumentów, które mają kilka do kilkunastu stron, niezbędne jest zabezpieczenie poszczególnych kartek. Trzeba koniecznie upewnić się, że żadna kartka się nie oddzieli od pozostałych lub nie zgubi. W przeciwnym wypadku dokument będzie niekompletny i najprawdopodobniej będzie bezużyteczny. Stąd też ważne jest, by łączyć ze sobą kartki w skuteczny sposób. Tutaj oczywiście najlepiej sprawdzają się spinacze i zszywki. Te pierwsze nie niszczą papieru i nie zostawiają na nim śladu. Barwne spinacze można też zaadaptować do organizacji dokumentów zgodnie z kolorowymi wytycznymi. W przypadku mniejszej ilości kartek można też sięgać po zszywacz. Trzeba jednak pamiętać, że po usuniętej zszywce w papierze zostają mało estetyczne dziurki. Jeśli chcesz ich uniknąć, to korzystaj ze spinaczy lub z foliowych koszulek. Te drugie nie mają jednak zbyt wielu zwolenników z racji tego, że utrudniają one przeglądanie poszczególnych dokumentów. Z tego powodu w biurach używa się ich głównie do przenoszenia pojedynczych dokumentów, które muszą być zabezpieczone przed zabrudzeniem lub pognieceniem.