Poranek specjalisty kadrowego: pytanie o saldo urlopu, zaświadczenie o zarobkach do banku, przepisanie numeru konta, który pracownik przysłał mailem, i telefon z pytaniem, czy paski płacowe już są. Żadna z tych czynności nie wymaga jego wiedzy zawodowej. Wszystkie zajmują jego czas.
Na tym polega paradoks pracy działów kadrowych: im więcej osób zatrudnia organizacja, tym mniej czasu zostaje na to, po co HR w ogóle istnieje – rekrutację, rozwój kompetencji, budowanie zaangażowania. System HR nie rozwiązuje tego problemu przez dołożenie kolejnego narzędzia, tylko przez przeniesienie prostych spraw tam, gdzie mogą załatwić się bez udziału kadr. Poniżej znajdziesz opis tego, co konkretnie przejmuje takie oprogramowanie i co zostaje po stronie człowieka.
Czym system HR różni się od cyfrowej teczki?
Zdigitalizowana dokumentacja pracownicza to dopiero punkt wyjścia. System HR zaczyna się tam, gdzie dane przestają leżeć w kartotece, a zaczynają zasilać kolejne procesy. Godziny zarejestrowane w ewidencji czasu pracy trafiają do naliczenia wynagrodzenia. Nieobecność wpływa na grafik zespołu. Wynik oceny okresowej podpowiada, kogo zgłosić na szkolenie.
Rekrutacja, onboarding, czas pracy, wynagrodzenia, szkolenia i ocena kompetencji wytwarzają dane istotne nie tylko dla działu kadr, ale też dla menedżerów i zarządu. Dopóki każdy z tych obszarów żyje w osobnym pliku, informacje trzeba składać ręcznie – a im większa organizacja, tym rzadziej ktoś ma na to czas.
Cykl życia pracownika w jednym miejscu
Historia pracownika w firmie zaczyna się przed pierwszym dniem pracy. Warto tu od razu powiedzieć, jak wygląda podział ról: Teta HR nie jest systemem rekrutacyjnym i nie zastępuje ATS-a. Obsługuje etap od momentu decyzji o zatrudnieniu – a z narzędziem rekrutacyjnym łączy się przez środowisko Teta API, dzięki czemu dane wybranego kandydata przechodzą do procedury zatrudnienia bez ponownego wpisywania.
Od tego momentu wszystko dzieje się już w jednym środowisku: kartoteka pracownika, umowa, ewidencja czasu pracy, naliczenie wynagrodzenia, dokumentacja w module e-Teczki, oceny okresowe i szkolenia. Zatrudnienie przestaje być zbiorem osobnych czynności, a staje się jednym procesem, w którym każdy etap korzysta z danych wprowadzonych na poprzednim.
Automatyzacja zdejmuje z HR-u to, co powtarzalne
Największe oszczędności czasu nie biorą się z zaawansowanych funkcji, tylko z drobnych czynności powtarzanych setki razy w miesiącu. Automatyzacja obejmuje w dziale kadr przede wszystkim:
- obieg wniosków i dokumentów wraz ze ścieżkami akceptacji,
- naliczanie wynagrodzeń i składek oraz sprawozdawczość do ZUS i urzędu skarbowego,
- ewidencję i rozliczanie czasu pracy, także w systemach zmianowych,
- aktualizację danych osobowych wprowadzaną przez samego pracownika,
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
Ostatni punkt w Teta HR obsługuje moduł e-Teczki. Dokumenty są opisane metadanymi, więc wyszukanie konkretnego aneksu sprzed czterech lat zajmuje chwilę zamiast kwadransa w archiwum, a specjalista HR może podpisać dokument elektronicznie w imieniu pracodawcy. Papierowa kopia przestaje być potrzebna do czegokolwiek.
Nie chodzi przy tym o wyeliminowanie pracy specjalistów. Technologia przejmuje zadania, które nie wymagają indywidualnej oceny sytuacji – a te, które jej wymagają, zostają tam, gdzie ich miejsce.
Samoobsługa: kadry dostępne dla pracownika przez całą dobę
To najszybciej odczuwalna zmiana po wdrożeniu systemu HR. W rozwiązaniach Teta odpowiada za nią aplikacja Teta ME, integralna część Teta HR, dostępna z komputera i z telefonu przez całą dobę. Pracownik składa w niej wniosek urlopowy, zgłasza nadgodziny i ich odbiór, sprawdza grafik oraz rozliczenie czasu pracy, pobiera paski płacowe i PIT-11, sam aktualizuje dane osobowe i numer rachunku bankowego, a umowy i aneksy podpisuje mobilnym podpisem kwalifikowanym.
Dla pracownika to koniec czekania na odpowiedź działu kadr w sprawie, którą da się sprawdzić samodzielnie. Dla działu HR to codzienna porcja drobnych zapytań mniej i rzeczywisty czas odzyskany na zadania, których nikt inny nie wykona. Aplikacja obsługuje też zgłoszenia wynikające z kolejnych nowelizacji przepisów, w tym wnioski związane z pracą zdalną i uprawnieniami z dyrektywy work-life balance.
Co dane kadrowe mówią menedżerowi?
Informacje o rotacji, absencji, strukturze zatrudnienia i kompetencjach zespołów przestają być materiałem wyłącznie sprawozdawczym, kiedy da się je zestawić i porównać w czasie. Menedżer widzi wtedy nie pojedyncze odejście, tylko trend w konkretnym zespole – odpowiednio wcześnie, żeby zdążyć zareagować.
Wartość tych danych rośnie po połączeniu ich z resztą organizacji. Integracja systemu HR z ERP pozwala zestawić koszty zatrudnienia z danymi finansowymi i projektowymi, a więc ocenić, jak decyzje kadrowe przekładają się na wynik. HR przestaje być wtedy odrębnym obszarem administracyjnym i staje się częścią środowiska zarządzania firmą.
Teta HR – system HR rozwijany razem z przepisami
W obszarze kadrowo-płacowym jest jedno kryterium, którego nie ma w innych kategoriach oprogramowania: zgodność z prawem, które zmienia się co roku. System HR, który nie nadąża za nowelizacjami, generuje ryzyko zamiast je ograniczać – dlatego w Teta HR aktualizacje pod zmiany przepisów są stałym elementem rozwoju produktu, a nie osobno wycenianym projektem.
Sam system rozwija Unit4 Polska, wrocławska spółka należąca do międzynarodowej grupy Unit4, obecna na rynku od 1987 roku; z rozwiązań marki Teta skorzystało dotąd ponad 2000 średnich i dużych firm oraz instytucji. Teta HR obsługuje organizacje o rozbudowanej strukturze, z wieloma lokalizacjami i spółkami, i jest dostępny w trzech modelach: w chmurze, w instalacji na serwerach klienta oraz jako outsourcing kadrowo-płacowy, w którym obsługę przejmują specjaliści dostawcy.
Jeśli Twój dział kadr spędza więcej czasu na obsłudze zapytań niż na rozwoju ludzi, zacznij od policzenia, ile spraw w tygodniu dałoby się przenieść do samoobsługi – a potem sprawdź, jak radzą sobie z nimi Teta HR i Teta ME.