Okres przechowywania dokumentów

przechowywanie dokumentów

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Przepisy dokładnie określają, jak długo należy przechowywać określone dokumenty, więc warto je znać i stosować. Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty księgowe przechowuje się przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego.

Jakie dokumenty trzeba przechowywać przez 5 lat?

Zgodnie z przepisami przez 5 lat należy przechowywać dokumenty księgowe, do których zalicza się:

Księga Przychodów i Rozchodów jest ewidencją, która służy zapisywaniu przychodów oraz kosztów i innych wydarzeń zachodzących w firmie. Stanowi ona również podstawowy dokument, który pozwala wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. KPiR można prowadzić w wersji elektronicznej, ale należy ją regularnie drukować;

faktury kosztowe i sprzedażowe – od roku 2014 każdy przedsiębiorca musi dokumentować transakcje za pomocą faktur. Można je przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej;

– dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty – wszelkie wydatki związane z prowadzeniem działalności, które zostały „wrzucone w koszty” muszą być udokumentowane. Dotyczy to zwłaszcza dowodów zapłaty, paragonów, potwierdzeń wykonania przelewu, wyciągów z kont bankowych;

dokumenty związane z kasą fiskalną – obowiązkiem przedsiębiorców jest przechowywanie takich dokumentów, jak: książka serwisowa, kopie paragonów, raporty z kasy fiskalnej;

deklaracje i rejestry zakupów oraz sprzedaży – wszelkie dokumenty związane z podatkiem VAT lub ewidencją sprzedaży;

ewidencja wyposażenia i środków trwałych – termin przechowywania środków podlegających amortyzacji to minimum 5 lat, jednak warto przechowywać je dłużej.

W praktyce tego rodzaju dokumenty najczęściej przechowuje się nawet kilkadziesiąt lat. Roczne sprawozdania finansowe przedsiębiorstwa muszą być przechowywane trwale, natomiast wszelkie dokumenty związane z reklamacjami i rękojmią można zniszczyć już rok po rozliczeniu reklamacji lub upływie rękojmi.

Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze?

Dokumenty pracownicze trzeba przechowywać przez 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z pracownikiem. Dotyczy to zarówno listy płac, jak i akt osobowych, kart wynagrodzeń czy umów cywilnoprawnych.

Jak postępować z dokumentami, których okres przechowywania upłynął?

W Ustawie o rachunkowości nie uregulowano kwestii dalszego postępowania z dokumentami. Z tego właśnie względu istnieje pewna dowolność, dzięki której właściciel przedsiębiorstwa może samodzielnie podjąć decyzję zarówno o zniszczeniu dokumentacji, jak i sposobie, w jaki to zrobi. To właśnie przedsiębiorca odpowiada za wykonywanie wszelkich związanych z tym obowiązków. Musi on udokumentować przeprowadzoną likwidację za pomocą protokołu, w którym powinien znaleźć się szczegółowy opis zniszczonych dokumentów, a także podpisy osób, które dokonały likwidacji. W przypadku zlikwidowanych jednostek ich dokumentacja musi być przechowywana przez wyznaczoną jednostkę lub osobę. Podmiot taki powinien zostać wyznaczony przez właściciela firmy.