Niezbędnik przedsiębiorczej kobiety – program do fakturowania

W każdej działalności gospodarczej wystawianie faktur jest niezbędnym elementem w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jeszcze do niedawna wystawianie faktur możliwe było jedynie formie papierowej na specjalnie przygotowanym druku. Obecnie istnieje możliwość elektronicznego wystawienia faktury w przystosowanym do tego programie.

Dlaczego warto zdecydować się na program do fakturowania?

Korzystanie z programu do fakturowania z pewnością posiada sporo zalet. Przede wszystkim ułatwia i usprawnia proces wystawiania dokumentów i przechowywania danych. Większość programów umożliwia zapisanie faktury w formie PDF, dzięki czemu niezwłocznie można ją wysłać klientowi lub kontrahentowi. Takie rozwiązanie jest znacznie lepsze niż ręczne wypełnianie faktury i pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Po skonfigurowaniu programu z systemem bez problemu można drukować faktury, dzięki czemu nie trzeba już poświęcać czasu na ich przygotowanie i wypełnianie.

Program do fakturowania minimalizuje także ryzyko popełnienia błędu przy wystawianiu faktury. Programy korzystają z wprowadzonych już wcześniej danych, wyliczają podatki, sumują pozycję, przeliczają kwoty netto i brutto, a niektóre z nich potrafią wyszukiwać kontrahentów za pomocą numeru NIP z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Wiele z występujących na rynku programów oferuje możliwość dopasowania szablonu i logo do indywidualnych preferencji, co może być bardzo korzystne dla identyfikacji wizualnej firmy. Najlepsze programy posiadają funkcję pobierania i przeliczania walut. Aktualne kursy walut pobierane są automatycznie zgodnie z danymi NBP i przeliczane według wskazanej daty.

rachunki i faktury

Jak wybrać program do fakturowania?

W ofercie producentów oprogramowania dostępnych jest wiele różnych programów do fakturowania. Można znaleźć zarówno te oferowane w wersji darmowej jak i warianty odpłatne. Programy różnią się także oferowanymi możliwościami tak, aby każdy mógł dopasować go do charakteru swojej działalności. Zasadnicza różnica pomiędzy oferowanymi programami koncentruje się wokół podziału na programy dostępne online i te instalowane na komputerze.

Programy w wersji online obecnie cieszą się coraz większą popularnością. Opcja z dostępem online jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, ponieważ zapewnia stały dostęp do aktualizacji. Korzystając z takiej możliwości nie trzeba już obawiać się, że faktury mogą być niezgodne z najnowszymi przepisami prawnymi. Dodatkowo z programu online można korzystać niezależnie on miejsca przebywania i urządzenia, z którego aktualnie się korzysta. Taki program jest więc dostępny nie tylko na komputerze, ale także na tablecie lub smartfonie.

Druga opcja to wciąż cieszące się sporym zainteresowaniem programy instalowane bezpośrednio na komputerze. W zależności od rodzaju programu mogą być dostępne w wersji instalowanej na jednym komputerze lub na większej liczbie urządzeń. Niekiedy spotkać się można z koniecznością dopłaty za możliwość zainstalowania oprogramowania na dodatkowych stanowiskach. W przypadku wyboru tej wersji programu do faktur warto również upewnić się, że producent zapewnia dostęp do aktualizacji. W przeciwnym wypadku należy liczyć się z koniecznością bieżącego śledzenia zmian w przepisach, a w przypadku drastycznej zmiany prawa, zakupu nowej wersji programu.