Archiwizacja dokumentów krok po kroku

Każda działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością prowadzenia firmowej dokumentacji. Niezwykle istotne są dokumenty księgowe związane ze sprawami podatkowymi, firmowymi przychodami, rozchodami, zatrudnionymi pracownikami, itp. Są one potrzebne na wypadek kontroli, a także należy zapewniać je pracownikom czy też wysyłać do urzędów i innych organów. Bardzo ważna jest również odpowiednia archiwizacja dokumentów księgowych, która jest regulowana prawnie. Oznacza to, że firmy muszą archiwizować swoje dokumenty księgowe zwykle w okresie 5 lat, ale czasami okres ten jest inny, w zależności od obowiązujących przepisów.

Nowoczesne systemy archiwizacji

Istnieje wiele systemów archiwizowania dokumentów, które różnią się od siebie pod wieloma względami. W każdym razie podstawową sprawą, którą obejmuje każdy system archiwizacji dokumentów księgowych jest wystawienie konkretnego dokumentu. Można to zrobić w tradycyjnej wersji papierowej lub elektronicznie. Prawo obowiązujące w Polsce pozwala na tworzenie i archiwizowanie dokumentów w wersji tradycyjnej oraz elektronicznej. Wersja tradycyjna wiąże się jednak z koniecznością korzystania z segregatorów, regałów i innych elementów umeblowania oraz wyposażenia biura. Archiwizacja dokumentów księgowych w wersji papierowej wymaga więc sporej ilości miejsca co w przypadku większych firm może być niepraktyczne. Każdy dokument jest odpowiednio oznaczany i umieszczany we właściwym dziale. Musi tam być przechowywany przez czas określony w przepisach (zwykle jest to okres 5 lat).

O wiele lepszym, wygodniejszym i wydajniejszym rozwiązaniem jest archiwizacja dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. Wystarczy wystawiać dokumenty elektroniczne lub skanować wersje papierowe, które będą archiwizowane w formie obrazów dokumentów. Takie dokumenty należy odpowiednio opisać i umieścić we właściwym folderze. Ułatwi to szybkie odnajdywanie konkretnej dokumentacji na wypadek kontroli lub w razie innej potrzeby.

Gdzie należy archiwizować dokumenty?

Dokumenty księgowe powinny być archiwizowane w wersji papierowej na specjalnych regałach w dobrze opisanych segregatorach. W przypadku wersji elektronicznej można skorzystać z kilku rozwiązań. Najprostszym jest dysk twardy komputera, dysk zewnętrzny, pendrive lub inny nośnik danych. Najlepiej jest stworzyć jedną albo kilka kopii zapasowych całego archiwum na wypadek zniszczenia, kradzieży lub utraty danych spowodowanej przez wiele innych czynników.

Istnieją też specjalne firmy oferujące usługi zewnętrzne w zakresie archiwizacji dokumentów księgowych. Posiadają one specjalne systemy on-line, które na bieżąco tworzą kopie zapasowe razem ze wszystkimi zmianami, a także gwarantują ochronę przed wirusami, włamaniami, kradzieżą danych, itp. Systemy takie nie są drogie, a ich atutem jest bardzo łatwa obsługa. Dzięki nim można skutecznie zarządzać dokumentami elektronicznymi oraz skanami dokumentów papierowych. Przełoży się to na wydajny i wygodny obieg dokumentów firmowych.

Ubezpieczenie przesyłki. Kiedy i dlaczego warto?

przesyłka kurierska

Bez względu na to czy kupujemy przez Internet, czy jesteśmy sprzedawcami, są przesyłki, które trzeba, a nawet należy ubezpieczyć. Generalnie wysyłka kurierem gwarantuje pewien stopień bezpieczeństwa – solidne pudełko, zamknięta powierzchnia transportu – jednak czasem wartość paczki jest na tyle duża, że trzeba skorzystać z dodatkowego zabezpieczenia. Szczególnie istotne jest to w przypadku sprzętu elektronicznego o dużej wartości, wysokiej jakości mebli, czy ważnej dokumentacji. Często również zamawiający życzy sobie takiej usługi i mimo znacznego zwiększenia kosztów transportu musimy to zrobić. Warto jednak zastanowić się, jak korzystać z tej usługi, w jakich sytuacjach należy z jej użyć i dlaczego czasem warto dopłacić kilka złotych, by zyskać komfort i spokój.

Kiedy powinniśmy ubezpieczyć przesyłkę kurierem?

Jak już wspomniano wyżej na pewno wtedy, gdy w paczce znajduje się sprzęt o dużej wartości, którego naprawa lub zakup nowego wiąże się z dużymi nakładami finansowymi. Ale dotyczyć to może również dokumentów i umów, w przypadku których ich nie dostarczenie pociągnie za sobą kary finansowe nałożone przez odbiorcę. Przesyłka kurierem to prosta usługa i rzadko zdarza się, by warunki transportu były ekstremalnie trudne. Nie mamy jednak wpływu na zachowanie się innych uczestników ruchu drogowego, a OC sprawcy nigdy nie pokrywa wartości przewożonych towarów, a jedynie koszty związane z naprawą środka transportu. Szczególnie istotne jest ubezpieczenie paczek, które wysyłamy za pobraniem. Przesyłka może się uszkodzić, kupujący jej nie odbierze, a my zostaniemy z zepsutym towarem i kosztami przewozu. Również w przypadku zakupu oryginalnych i trudnych do wyceny przedmiotów warto, by nadawca ubezpieczył paczkę, mimo że to my finalnie zapłacimy większą cenę.

Dlaczego powinniśmy ubezpieczyć przesyłkę kurierem?

Po pierwsze, dlatego, że ubezpieczenie przesyłki oferują wszystkie firmy kurierskie, a często do wartości kilkuset złotych jest to opcja bezpłatna. Po drugie, dlatego, że jest to usługa stosunkowo tania, gdzie przy dużej wartości ubezpieczenia koszt dostawy wzrasta zaledwie o kilka lub kilkanaście złotych. Po trzecie wreszcie, dlatego, że jeśli odbiorca, do którego wysyłamy paczkę, zastrzegł sobie kary umowne w przypadku opóźnienia otrzymania zamawianych towarów, mamy gwarancję, że nie będzie to skutkowało dla nas wzrostem kosztów. To ważne, jeśli przedmiotem wysyłki są elementy niezbędne do kontynuacji jakiegoś procesu, produkcji lub negocjacji umów i transakcji. Kolejnym powodem jest prosty i łatwy proces zawierania ubezpieczenia – nie musimy wyceniać wartości przesyłki oraz podawać zawartości paczki. W większości przypadków na platformie spedytora w momencie wybierania opcji przesyłki kurierem zaznaczamy dodatkowy check-box i podajemy, do jakiej wartości ubezpieczamy wysyłany towar lub po prostu wpisujemy wartość ubezpieczenia. Prosto, przyjemnie i przede wszystkim bezpiecznie. Dodatkową wartością będzie zadowolenie odbiorcy oraz nasz spokój ducha, który jest wart każdych pieniędzy J

Okres przechowywania dokumentów

przechowywanie dokumentów

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Przepisy dokładnie określają, jak długo należy przechowywać określone dokumenty, więc warto je znać i stosować. Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty księgowe przechowuje się przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Continue Reading

Praca to drugi dom – zadbaj o swój komfort i wygodę

 

W pracy spędzasz codziennie przynajmniej 1/3 doby, zadbaj więc o to, by podczas realizowania zawodowych obowiązków towarzyszyło Ci poczucie komfortu. Możesz to osiągnąć, stosując kilka prostych zasad, które polepszą Twoje samopoczucie i zwiększą efektywność wykonywanych zadań.

Stanowisko pracy szyte na miarę

Aby czuć się dobrze w miejscu pracy, musisz dopasować najbliższe otoczenie do swoich potrzeb. Czy wiesz, jak tego dokonać? W pierwszej kolejności zwróć uwagę na ergonomię stanowiska pracy. Sprawdź, czy wysokość siedziska i oparcia fotela odpowiada Twoim rozmiarom oraz czy ekran monitora nie znajduje się zbyt blisko Twoich oczu. Pamiętaj, by przez cały czas pracy utrzymywać wyprostowaną pozycję, a co dwie godziny wstać i wykonać kilka prostych ćwiczeń, które pomogą Ci zapobiec powstaniu skrzywień kręgosłupa. Możesz też poprosić pracodawcę o wyposażenie stanowiska pracy w podnóżek biurowy, który pomoże Ci utrzymać właściwą pozycję przy biurku i zmniejszy napięcie pleców oraz karku.

Zadbaj również o wzrok, który może się popsuć przez długotrwałe patrzenie w monitor komputera. Jeżeli nie siedzisz przy oknie, zza którego rozpościera się widok na zieleń działającą relaksująco na oczy, ustaw na biurku choćby niewielką roślinę w doniczce. Odwrócenie wzroku od monitora i przeniesienie go na kilka sekund na zielone liście przyniesie oczom ulgę i umili Ci pobyt w biurze.

Wygodny dostęp do dokumentów

krzesło biurowe

Pamiętaj również o tym, by na Twoim biurku panował porządek, a wszystkie często używane przedmioty znajdowały się w zasięgu ręki. W miarę możliwości postaraj się wymienić tradycyjną klawiaturę oraz myszkę na bezprzewodowe, dzięki czemu uzyskasz więcej miejsca i swobody. Przede wszystkim jednak zadbaj o to, by niezliczone ilości dokumentów, nad którymi pracujesz były posegregowane w taki sposób, abyś zawsze wiedział, gdzie szukać potrzebnej faktury lub raportu. Pomogą Ci w tym segregatory oraz szufladki na dokumenty, które możesz ustawić na biurku lub zawiesić na ścianie. Jeżeli stresujesz się tym, że zapomnisz o ważnym spotkaniu lub nieprzekraczalnym terminie ukończenia projektu, zapisz istotne informacje na karteczkach, które możesz przykleić do monitora lub przyczepić do korkowej tablicy. Zaznacz je także w kalendarzu, który powinien zawsze znajdować się w zasięgu Twoich oczu.

Ergonomiczne stanowisko pracy, porządek na biurku oraz niezawodny system segregowania dokumentów i notowania ważnych informacji – oto czynniki, które przełożą się na wzrost Twojego komfortu i wygody pracy. Jeśli zastosujesz je u siebie w biurze, to nie tylko unikniesz pojawienia się schorzeń kręgosłupa i oczu, lecz także polepszysz swój nastrój oraz zwiększysz satysfakcję z realizowanych zadań.