Każda działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością prowadzenia firmowej dokumentacji. Niezwykle istotne są dokumenty księgowe związane ze sprawami podatkowymi, firmowymi przychodami, rozchodami, zatrudnionymi pracownikami, itp. Są one potrzebne na wypadek kontroli, a także należy zapewniać je pracownikom czy też wysyłać do urzędów i innych organów. Bardzo ważna jest również odpowiednia archiwizacja dokumentów księgowych, która jest regulowana prawnie. Oznacza to, że firmy muszą archiwizować swoje dokumenty księgowe zwykle w okresie 5 lat, ale czasami okres ten jest inny, w zależności od obowiązujących przepisów.
Nowoczesne systemy archiwizacji
Istnieje wiele systemów archiwizowania dokumentów, które różnią się od siebie pod wieloma względami. W każdym razie podstawową sprawą, którą obejmuje każdy system archiwizacji dokumentów księgowych jest wystawienie konkretnego dokumentu. Można to zrobić w tradycyjnej wersji papierowej lub elektronicznie. Prawo obowiązujące w Polsce pozwala na tworzenie i archiwizowanie dokumentów w wersji tradycyjnej oraz elektronicznej. Wersja tradycyjna wiąże się jednak z koniecznością korzystania z segregatorów, regałów i innych elementów umeblowania oraz wyposażenia biura. Archiwizacja dokumentów księgowych w wersji papierowej wymaga więc sporej ilości miejsca co w przypadku większych firm może być niepraktyczne. Każdy dokument jest odpowiednio oznaczany i umieszczany we właściwym dziale. Musi tam być przechowywany przez czas określony w przepisach (zwykle jest to okres 5 lat).
O wiele lepszym, wygodniejszym i wydajniejszym rozwiązaniem jest archiwizacja dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. Wystarczy wystawiać dokumenty elektroniczne lub skanować wersje papierowe, które będą archiwizowane w formie obrazów dokumentów. Takie dokumenty należy odpowiednio opisać i umieścić we właściwym folderze. Ułatwi to szybkie odnajdywanie konkretnej dokumentacji na wypadek kontroli lub w razie innej potrzeby.
Gdzie należy archiwizować dokumenty?
Dokumenty księgowe powinny być archiwizowane w wersji papierowej na specjalnych regałach w dobrze opisanych segregatorach. W przypadku wersji elektronicznej można skorzystać z kilku rozwiązań. Najprostszym jest dysk twardy komputera, dysk zewnętrzny, pendrive lub inny nośnik danych. Najlepiej jest stworzyć jedną albo kilka kopii zapasowych całego archiwum na wypadek zniszczenia, kradzieży lub utraty danych spowodowanej przez wiele innych czynników.
Istnieją też specjalne firmy oferujące usługi zewnętrzne w zakresie archiwizacji dokumentów księgowych. Posiadają one specjalne systemy on-line, które na bieżąco tworzą kopie zapasowe razem ze wszystkimi zmianami, a także gwarantują ochronę przed wirusami, włamaniami, kradzieżą danych, itp. Systemy takie nie są drogie, a ich atutem jest bardzo łatwa obsługa. Dzięki nim można skutecznie zarządzać dokumentami elektronicznymi oraz skanami dokumentów papierowych. Przełoży się to na wydajny i wygodny obieg dokumentów firmowych.